Cara menyiapkan data bisnis sebelum proyek AI

Versi singkatnya

Proyek AI bisa macet bila informasi yang dibutuhkan tersebar, sudah usang, atau hanya diketahui satu orang. Sedikit persiapan sebelum mulai membuat proyeknya lebih lancar dan hasilnya lebih berguna.

Anda tidak butuh tim data. Anda perlu tahu apa yang Anda punya, di mana tempatnya, dan apa yang aman untuk dibagikan.

Apa yang kami maksud dengan data bisnis

Data bukan hanya angka di dalam basis data. Bagi kebanyakan usaha kecil, data adalah bahan sehari-hari yang sudah dipakai tim Anda:

• Daftar harga, menu, dan deskripsi produk

• Jawaban yang Anda berikan kepada pelanggan berulang kali

• Lembar kerja berisi pesanan, reservasi, atau pelanggan

• Dokumen yang menjelaskan cara Anda bekerja, seperti langkah kerja dan daftar periksa

• Riwayat chat dan email, bila memang pantas dipakai

Langkah 1: catat apa yang Anda punya dan di mana tempatnya

Buat daftar sederhana: informasi apa saja yang ada, siapa yang menyimpannya, dan di mana disimpan. Masukkan juga catatan kertas dan ponsel pribadi, karena sering kali jawaban yang sebenarnya ada di sana.

Tujuannya peta, bukan arsip yang sempurna. Cukup satu sore, bukan sebulan.

Langkah 2: pilih informasi untuk tugas pertama

Jangan siapkan semuanya. Pilih satu tugas yang ingin dibantu AI, lalu kumpulkan hanya informasi yang dibutuhkan tugas itu. Kalau tugasnya menjawab pertanyaan pelanggan, artinya pertanyaan yang umum, jawaban yang sudah Anda setujui, dan harga yang berlaku sekarang.

Langkah 3: rapikan hal-hal dasar

Hapus yang ganda, perbaiki kesalahan yang jelas, dan perbarui apa pun yang sudah usang. Kalau dua dokumen saling bertentangan, putuskan mana yang benar. AI akan mengulang apa pun yang diberikan kepadanya, termasuk harga lama dan aturan yang saling bertentangan.

Pakai nama yang jelas dan istilah yang konsisten. Kalau satu produk punya tiga nama berbeda, beri tahu tim Anda nama mana yang dipakai.

Langkah 4: tentukan apa yang bersifat pribadi

Tandai apa yang harus tetap di dalam bisnis Anda: data pribadi pelanggan, informasi pembayaran, kata sandi, dan apa pun yang terikat kontrak. Jauhkan semua itu dari alat yang belum Anda pahami sepenuhnya.

Data pribadi bisa diatur oleh aturan pelindungan data. Kalau Anda belum yakin aturan apa yang berlaku, tanyakan kepada penasihat yang kompeten sebelum membagikannya.

Langkah 5: tulis seperti apa hasil yang baik

Kumpulkan beberapa contoh nyata dari hasil yang baik: balasan yang Anda banggakan, ringkasan yang akurat, laporan yang jelas. Contoh ini menjadi standar untuk menguji.

Catat juga beberapa contoh yang buruk dan alasannya. Kedua jenis contoh ini membantu siapa pun yang membangun atau menyetel solusinya.

Langkah 6: tunjuk penanggung jawab

Informasi selalu berubah. Harus ada orang yang bertugas menjaganya tetap terbaru, misalnya memperbarui harga atau menghapus jawaban lama. Tanpa penanggung jawab, susunan yang bagus pun pelan-pelan jadi usang.

Buat paket rujukan kecil

Untuk uji coba balasan pelanggan, paket Anda bisa berisi satu daftar harga terbaru, satu panduan pengantaran, dan satu halaman jawaban yang sudah disetujui. Beri tanggal dan nama penanggung jawab di setiap berkas. Tambahkan catatan singkat tentang berkas mana yang berlaku bila dua jawaban berbeda. Simpan daftar terpisah untuk pertanyaan yang harus dijawab orang.

Pakai nama samaran dalam kasus uji bila identitas asli tidak menambah apa pun pada tugasnya. Misalnya, Anda bisa memeriksa apakah balasan soal pengantaran sudah benar tanpa membagikan seluruh percakapan pelanggan. Tanyakan pada diri sendiri informasi apa yang dibutuhkan untuk menjawab, lalu tinggalkan sisanya di luar paket rujukan.

Periksa bersama orang yang mengerjakannya

Minta rekan kerja menjawab beberapa contoh pertanyaan hanya dengan paket itu. Kalau ia perlu bertanya kepada Anda soal detail yang tidak ada, AI juga akan membutuhkan detail itu. Lengkapi kekurangannya sebelum uji coba. Catat setiap perubahan agar nanti Anda bisa menjelaskan mengapa sebuah hasil berubah.

Yang bisa Anda lewati

Anda tidak perlu memindahkan semuanya ke satu sistem lebih dulu. Anda tidak perlu format yang sempurna. Anda bisa mulai dengan sekumpulan kecil informasi yang terbaru, lalu menambah lagi setelah tugas pertama berjalan.

Di mana kami bisa membantu

Kalau Anda belum yakin apa yang perlu dikumpulkan, sesi AI Discovery bisa memetakannya bersama Anda. Kalau tugasnya sudah jelas, layanan AI Build kami dimulai dengan melihat informasi yang dimiliki tim Anda saat ini. Jadwalkan konsultasi gratis dan ceritakan apa yang Anda punya.